O verificare no-show pentru o clinică medicală are trei cifre de intrare: programări pe săptămână, rata de no-show și tariful mediu. Mai jos o completăm pentru o clinică cu 4 medici: 30 de pacienți neprezentați pe săptămână înseamnă 6.000 RON pierduți săptămânal și 300.000 RON pe an. Exemplul este ilustrativ. Înlocuiește cifrele cu ale clinicii tale.
Datele de intrare
Clinica din exemplu nu există. Cifrele sunt alese ca să fie realiste și ușor de refăcut pe hârtie. Le știi sau le scoți din calendar în câteva minute.
| Dată de intrare | Valoare în exemplu |
|---|---|
| Medici în clinică | 4 |
| Programări pe săptămână (total clinică) | 250 |
| Rată de no-show | 12% |
| Tarif mediu pe consultație | 200 RON |
| Durata unei consultații | 30 de minute |
| Săptămâni lucrate pe an | 50 |
250 de programări la 4 medici înseamnă cam 62 pe medic pe săptămână, adică 12 sau 13 pe zi. Un ritm obișnuit pentru un cabinet cu program complet.
Calculul, pas cu pas
- No-show-uri pe săptămână: 250 x 12% = 30.
- Pierdere pe săptămână: 30 x 200 RON = 6.000 RON.
- Pierdere pe an: 6.000 RON x 50 = 300.000 RON.
- Timp de cabinet gol: 30 x 30 minute = 15 ore pe săptămână, adică 750 de ore pe an.
Pierderea nu este prețul consultației ratate. Este ora de cabinet care nu se mai poate vinde, în timp ce chiria și salariile curg mai departe.
Formula este aceeași ca în Cât costă un no-show?, unde o aplicăm pentru un singur medic. Aici o înmulțim cu o clinică întreagă, iar diferența se vede: ce pare mic la un medic devine o linie serioasă în bugetul clinicii.
Cifra este brută. Nu scade ce umpli din lista de așteptare și nu include costul recepției care sună să confirme.
Ce se schimbă după cei trei pași
Raportul medicilor care folosesc remindere automate cu un singur calendar este o reducere de până la 60% a no-show-urilor. Nu o luăm ca sigură. Mai jos sunt două scenarii pentru clinica din exemplu, unul prudent și unul la nivelul raportat.
| Scenariu | No-show-uri evitate pe săptămână | Recuperat pe săptămână | Recuperat pe an |
|---|---|---|---|
| Reducere 30% | 9 | 1.800 RON | 90.000 RON |
| Reducere 60% | 18 | 3.600 RON | 180.000 RON |
Atenție: aceste sume presupun că fiecare slot salvat este ocupat de un pacient care vine. Dacă o treime din sloturi rămân goale oricum, înmulțește cu 0,67. Măsoară, nu presupune.
Pentru comparație, planul Clinica CallDoc (până la 5 medici) costă 175 USD pe lună, conform paginii de prețuri. Chiar și scenariul prudent depășește de câteva ori abonamentul.
Cei 3 pași pe care îi poate face clinica
1. Măsoară rata reală, 4 săptămâni. Receptția notează „neprezentat" pentru fiecare pacient care nu vine și nu anunță. La final: total neprezentați împărțit la total programări. Dacă rata ta e 6%, nu 12%, calculul se schimbă. Mai bine îl știi.
2. Pornește remindere automate. Un SMS sau email cu 24 de ore înainte și unul cu 2 ore înainte. Pacientul confirmă, anulează sau reprogramează din mesaj, fără să sune. Când anulează, slotul se eliberează imediat și îl poți oferi altcuiva. Receptția nu mai sună pe rând pentru confirmări.
3. Treci pe un singur calendar, fără dublă programare. Agenda fizică și cea online trebuie să fie același calendar. Dacă receptția blochează o oră, ea dispare din link-ul online. Dacă pacientul rezervă online, receptția vede instant. Niciun conflict, nicio reconciliere de dimineață. Cum se întâmplă conflictele și cum le oprești: dubla programare între agenda fizică și online.
Un calendar cu conflicte face reminderele mai puțin utile: trimiți două mesaje pentru același slot.
Verificarea pentru clinica ta
Exemplul de mai sus ne ia cinci minute. Pentru clinica ta durează la fel, dacă ai cele trei cifre. Îți facem gratuit verificarea no-show: iei datele din calendar, le trecem în tabelul de mai sus și vezi pierderea pe săptămână și pe an, în RON.
Scrie-ne pe pagina de contact: numele clinicii, numărul de medici, programările pe săptămână și, dacă le ai, rata de no-show și tariful mediu. Răspundem în mai puțin de 24 de ore, în zilele lucrătoare. Dacă nu ai rata, spune-ne și te ajutăm să o scoți din calendar.